KI und Datenschutz
Wie eine Steuerberatungs- oder Buchhaltungskanzlei mit PrivaSearch und eigenem KI-Assistenten in Jahresabschlüssen, Lohnunterlagen und Steuerakten sucht.
Eine Steuerberatungs- oder Buchhaltungskanzlei nutzt PrivaSearch, um mit einem KI-Assistenten in Mandantenakten zu suchen, ohne Mandantendaten aus der Hand zu geben. Unterlagen werden je Mandant in ein Projekt gelegt, personenbezogene Daten werden durch Pseudonyme ersetzt, ein Kollege kontrolliert das, und danach beantwortet der Assistent Fragen mit Quellenangabe.
Das klingt abstrakt, deshalb zeigt dieser Artikel es anhand von fünf erfundenen, aber vertrauten Situationen. Zuerst kurz, warum es nicht einfach mit einem Chatbot geht.
Eine Jahresabschlussakte, eine Lohnbuchhaltung oder eine Einkommensteuererklärung ist ein Stapel personenbezogener Daten. Lohnabrechnungen und Steuererklärungen enthalten BSN (niederländische Bürgerservicenummern), und für deren Verwendung gelten strenge Regeln: Die Autoriteit Persoonsgegevens (AP), die niederländische Datenschutzaufsichtsbehörde, erklärt das auf ihrer Seite zur BSN. Wer ein solches Dokument in ein Chatfenster einfügt, sendet es vollständig an den Anbieter. Die AP warnt, dass dies zu einer Datenpanne führen kann.
Für Wirtschaftsprüfer kommt das Berufsrecht hinzu. In der VGBA der NBA, der Berufsordnung der niederländischen Wirtschaftsprüferkammer, ist Vertraulichkeit einer der grundlegenden Grundsätze. NBA und NOREA schreiben in Leitfaden 2: KI angewandt (Juni 2026), dass Mandanten- und personenbezogene Daten nicht ohne Weiteres in öffentliche KI-Modelle eingegeben werden dürfen und in einer gesicherten, abgeschirmten Umgebung bleiben sollen. Dort steht auch, dass die Ausgabe von KI allein nie ausreichende Prüfungsnachweise darstellt.
Die Folge in vielen Kanzleien: Kollegen nutzen KI heimlich oder gar nicht. Beides ist nicht, was Sie wollen. Um das Erste geht es in unserem Artikel über Schatten-KI.
PrivaSearch ist Software, mit der Ihr Team mit Claude, ChatGPT oder Mistral Vibe in den eigenen Akten sucht, nachdem Namen, BSN (niederländische Bürgerservicenummern) und Adressen durch Pseudonyme ersetzt wurden und ein Kollege dies kontrolliert hat. In einer Kanzlei sieht das so aus.
Wo auf einer Lohnabrechnung Name und BSN eines Arbeitnehmers standen, liest der Assistent „[PERSOON_B4A1]“ und „[BSN_361B]“. Weil die Pseudonyme konsistent sind, erkennt der Assistent dennoch, dass es in drei Dokumenten um dieselbe Person geht.
Ein Mandant ruft an: Wie war das noch mit dem Darlehen des Gesellschafter-Geschäftsführers an die GmbH? Die Mitarbeiterin, die die Akte im Vorjahr bearbeitet hat, arbeitet nicht mehr dort. Statt Jahresabschluss, Protokolle und Korrespondenz durchzublättern, fragt ein Kollege in PrivaSearch: „Welche Vereinbarungen gibt es zum Darlehen des Gesellschafter-Geschäftsführers an die Gesellschaft?“ Die Antwort kommt mit den Textstellen aus dem Darlehensvertrag und den Erläuterungen zum Jahresabschluss, mit Seitenverweis.
Eine Buchhaltungskanzlei übernimmt einen Mandanten von einer anderen Kanzlei und erhält einen Ordner mit Unterlagen aus fünf Jahren. Die Frage ist, welche Vereinbarungen, Regelungen und laufenden Verpflichtungen es gibt. Ein Assistent kann über PrivaSearch einen ersten Überblick erstellen: Welche Verträge nennen eine Laufzeit, welche Zahlungsvereinbarungen bestehen mit der Steuerverwaltung, welche Sicherheiten wurden gestellt. Der Mitarbeiter prüft jeden Punkt anhand der Quelle.
Bei einer Lohnfrage müssen Sie oft Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und eine frühere Gehaltsvereinbarung nebeneinanderlegen. Arbeitsverträge und Lohnunterlagen sind genau die Art Dokumente mit BSN, Adressen und Geburtsdaten. Nach der Pseudonymisierung kann der Assistent diese Unterlagen durchsuchen und zeigen, welche Bestimmung etwa zu einer Jahressonderzahlung oder einer Kündigungsfrist anwendbar scheint. Die Lohnbuchhaltung beurteilt es.
In einer Einkommensteuererklärung stehen manchmal Krankheitskosten oder andere Informationen über die Gesundheit. Das sind besondere Kategorien personenbezogener Daten mit zusätzlichem Schutz; mehr dazu in unserem Artikel über besondere Kategorien personenbezogener Daten. Die Erkennung findet Namen, BSN und Adressen, ist aber nie vollständig. Deshalb schaut der Kollege bei der Prüfung gerade bei solchen Textstellen besonders genau hin und ergänzt, was das Modell übersehen hat. Haben Sie Zweifel, lassen Sie das Dokument außerhalb des Projekts.
Bei einer Übernahme oder einer Due Diligence kommen Verträge, Personalübersichten und Jahreszahlen zusammen. Ein Assistent kann in den freigegebenen Textstellen nach Change-of-Control-Klauseln, Wettbewerbsverboten und Garantien suchen. Zahlen und Beträge bleiben lesbar, denn PrivaSearch ersetzt personenbezogene Daten und keine Beträge. Bedenken Sie, dass ein Kaufpreis zwar kein personenbezogenes Datum, aber vertraulich ist: Solche Textstellen gelangen in das Gespräch mit dem Assistenten.
| Aufgabe | PrivaSearch und Ihr Assistent | Der Wirtschaftsprüfer oder Mitarbeiter |
|---|---|---|
| Eine Vereinbarung oder Bestimmung wiederfinden | Sucht in den freigegebenen Textstellen und nennt die Quelle | Liest die Textstelle im Dokument selbst nach |
| Eine Akte zusammenfassen | Erstellt einen ersten Entwurf auf Basis der Textstellen | Ergänzt und korrigiert |
| Personenbezogene Daten ersetzen | Erkennt und ersetzt automatisch | Kontrolliert bei der Prüfung und gibt frei |
| Ein Urteil bilden oder einen Vermerk erteilen | Tut das nicht | Entscheidet, mit eigenen Prüfungsnachweisen |
| Festhalten, wer was getan hat | Hält jede Auflösung eines Pseudonyms in einem Protokolleintrag fest | Kann das Protokoll einsehen |
Die Berechtigungen gelten je Projekt. Ein Kollege, der nicht im Projekt eines Mandanten ist, sieht nichts von diesem Mandanten, und Administratoren erhalten keine automatische Einsicht. Jedes Projekt erhält ein Enddatum; danach wird der Zugang geschlossen, und Kopien, Fragmente und Pseudonyme werden bereinigt, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt.
Verbinden Sie nur ein Geschäftskonto. Was PrivaSearch an den Assistenten zurückgibt, gelangt zum Anbieter dieses Assistenten, mit Pseudonymen statt Namen. Verbinden Sie deshalb ein Geschäftskonto mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag; welches Abonnement dafür in Frage kommt, steht in Welches Abonnement für die geschäftliche Nutzung?.
Tippen Sie keine Namen in Ihren Assistenten. Was Sie selbst in den Assistenten tippen, geht direkt an den Anbieter, an der Pseudonymisierung vorbei. Fragen Sie nach „diesem Mandanten“, nicht nach dem Namen.
Lassen Sie Mitarbeitende die Schulung absolvieren. Ohne gültige Schulung zur KI-Kompetenz öffnet sich der Arbeitsbereich nicht, und auch die Verbindung mit dem Assistenten wird verweigert. Warum es diese Schulung gibt, lesen Sie in unserem Artikel über KI-Kompetenz.
Halten Sie es fest. Nehmen Sie die Nutzung in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und Ihre KI-Richtlinie auf. Wie sich Pseudonymisierung zu Anonymisierung verhält und warum pseudonymisierte Daten für Ihre Kanzlei personenbezogene Daten bleiben, steht in Pseudonymisieren oder anonymisieren?.
Die Arbeitsweise Schritt für Schritt steht auf der Seite So funktioniert PrivaSearch. Arbeitet Ihre Kanzlei auch für Geschäftskunden mit Versicherungen, lesen Sie, wie ein Versicherungsbüro Versicherungsbedingungen mit KI analysiert. Möchten Sie es mit einer eigenen Akte sehen, fragen Sie eine Demo an.
Die Qualität einer Antwort hängt stark von der Frage ab. Einige Lektionen für alle, die so arbeiten wollen.
Fragen Sie nach etwas, das in den Unterlagen steht, nicht nach einem Urteil. „Welche Vereinbarungen zur Tilgung stehen im Darlehensvertrag?“ liefert Textstellen, die Sie nachlesen können. „Ist dieses Darlehen steuerlich in Ordnung?“ verlangt ein Urteil, das der Assistent nicht geben sollte und das in keinem Dokument steht.
Beschränken Sie die Frage auf ein Projekt. Weil die Berechtigungen je Projekt gelten, sucht der Assistent nur in der Akte, um die es in der Frage geht. Das verhindert, dass eine Antwort Textstellen eines anderen Mandanten vermischt, und es macht die Quellenangabe übersichtlich.
Fragen Sie immer nach der Quelle. Eine Antwort mit dem Namen des Dokuments und der Seite können Sie in wenigen Sekunden prüfen. Eine Antwort ohne Quelle ist eine Behauptung, und eine Behauptung ist kein Prüfungsnachweis. Sagt der Assistent etwas, das nicht in den Textstellen steht, wissen Sie sofort, dass Sie diesen Teil ignorieren müssen.
Und arbeiten Sie in Schritten. Lassen Sie den Assistenten zuerst die relevanten Textstellen sammeln und erst danach eine Zusammenfassung erstellen. So sehen Sie, was er verwendet und was er liegen gelassen hat.
Ja, aber nicht in jedem Tool. NBA und NOREA schreiben in ihrem Leitfaden vom Juni 2026, dass Mandanten- und personenbezogene Daten nicht ohne Weiteres in öffentliche KI-Modelle eingegeben werden dürfen und in einer gesicherten, abgeschirmten Umgebung bleiben sollen. Der Wirtschaftsprüfer bleibt voll verantwortlich für das Ergebnis. Wählen Sie also eine Arbeitsweise, bei der personenbezogene Daten nicht ungefiltert beim Anbieter landen und ein Mensch kontrolliert.
Nicht, wenn Sie über PrivaSearch suchen. BSN, Namen, Adressen, IBANs und Geburtsdaten werden innerhalb von PrivaSearch durch Pseudonyme ersetzt, und ein Kollege kontrolliert das, bevor ein Dokument durchsuchbar wird. Der Assistent erhält nur diese freigegebenen, pseudonymisierten Textstellen.
Nein. PrivaSearch ersetzt personenbezogene Daten, keine Beträge, Zahlen oder Beschreibungen. Das macht die Suche in einem Jahresabschluss sinnvoll, bedeutet aber auch, dass solche Angaben in das Gespräch mit dem Assistenten gelangen. Verbinden Sie deshalb nur ein Geschäftskonto mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag, und legen Sie wirklich sensible Unterlagen nicht in ein Projekt, wenn das nicht nötig ist.
Nur wenn sie Mitglied desselben Projekts sind. Die Berechtigungen gelten je Projekt, und Administratoren erhalten keine automatische Einsicht. Ist eine SharePoint-Bibliothek verbunden, wird bei jeder Anfrage live geprüft, ob der Nutzer das Dokument dort noch sehen darf.
Nein. KI hilft beim Suchen, Ordnen und Zusammenfassen. Das Urteil bleibt bei der Fachperson, und laut dem Leitfaden von NBA und NOREA ist die Ausgabe von KI allein nie ein ausreichender Prüfungsnachweis. Bitten Sie den Assistenten deshalb immer um die Textstelle und die Seite, damit Sie jede Aussage nachlesen können.
Beginnen Sie mit einer Art Frage, die häufig wiederkehrt, etwa dem Wiederfinden von Vereinbarungen in einer Akte. Legen Sie einige Akten in ein Projekt, lassen Sie einen Kollegen die Prüfung durchführen und schauen Sie, ob die Antworten mit Quelle Ihnen Zeit sparen. Erweitern Sie danach auf andere Arten von Unterlagen.
Je Claude-Tarif: Was mit Ihren Eingaben passiert, wie lange sie bleiben, ob ein Vertrag besteht und wo Ihre Daten gespeichert werden. Stand Oktober 2026.
Was Sie je Datenart vor der Eingabe in einen KI-Chatbot regeln müssen: von Namen und E-Mail-Adressen bis zu Gesundheit, Strafregister und BSN.
Wo eine hochgeladene Datei landet, wie lange sie bleibt, wer Zugriff hat und was Löschen bedeutet. Mit vier Vorgehensweisen für personenbezogene Akten.
Wir zeigen es mit fiktiven Akten aus Ihrer Branche: Upload, Erkennung, Prüfung, Suche und die Verbindung mit Ihrem KI-Assistenten. Danach wissen Sie genau, was Ihr Team sicher nutzen kann.
Demo planen →