Darauf ausgelegt, Compliance zu unterstützen und nachweisbar zu machen.
Compliance ist kein Häkchen eines Anbieters, sondern eine Kette von Maßnahmen, die Sie einer
Aufsichtsbehörde zeigen können. Das ist es, was PrivaSearch dazu beiträgt — und was bei Ihnen bleibt.
DatenminimierungNur pseudonymisierter Text verlässt den Prüfschritt; Originale bleiben im abgeschirmten
Speicher Ihrer eigenen Umgebung innerhalb von PrivaSearch.
Pseudonymisierung (Art. 4 und 32)Konsistente Pseudonyme pro Projekt, Zuordnungstabelle verschlüsselt mit einem eigenen
Schlüssel.
Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2)Audit-Log jeder Einsicht, Suchanfrage, Freigabe, Auflösung und jedes verweigerten Zugriffs,
ohne Dokumentinhalt im Log.
Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e)Aufbewahrungsfristen pro Projekt mit kontrollierter Löschung von Originalen und
abgeleiteten Daten.
Verarbeitung in der EUEntworfen mit EU-Hosting als Grundsatz. Hosting, Speicherung und optionale OCR finden in
der EU statt, unter Auftragsverarbeitungsvertrag mit einer
Übersicht der Unterauftragsverarbeiter.
Keine automatisierten EntscheidungenPrivaSearch sucht und zitiert. Es beurteilt keine Menschen und trifft keine Entscheidungen;
das stützt eine Einstufung außerhalb der Hochrisiko-Kategorien des AI Act (KI-Verordnung),
abhängig von der vorgesehenen Nutzung und dem Arbeitsablauf.
Menschliche Aufsicht eingebautNichts wird ohne ausdrückliche Freigabe durch einen Mitarbeitenden durchsuchbar. Die
Prüfung ist verpflichtend, nicht optional.
Transparenz und QuellenangabeJede Antwort verweist auf Dokument und Seite. Nutzer wissen, dass sie mit einer
KI-Suchebene arbeiten, und können die Quelle prüfen.
Protokollierung und NachvollziehbarkeitWer, was, wann: Das Audit-Log unterstützt die Dokumentationspflichten und Ihre eigene
KI-Richtlinie.
KI-Kompetenz (Art. 4)Eine eingebaute Schulung mit regelmäßiger Wiederholung, statt eines Verbots, das
Mitarbeitende umgehen.
Unterlagen
Vier Dokumente, die Ihre Umgebung selbst schreibt.
Aus einem Formular, deterministisch und ohne Sprachmodell. Der Inhalt folgt der tatsächlichen
Einrichtung Ihrer Umgebung, es steht also nie eine Maßnahme darin, die nicht eingeschaltet ist.
KI-Richtlinie
Dreizehn Kapitel über erlaubte und verbotene KI-Nutzung, Rollen, Vorfälle und die Einstufung nach
dem AI Act, mit Anhängen zur technischen Einrichtung und einer Checkliste für Mitarbeitende.
DSFA-Vorlage (Art. 35 DSGVO)
Vorlage mit einer Prüfung der DSFA-Pflicht anhand der neun WP248-Kriterien, einer Risikoanalyse mit
Brutto- und Nettowert pro Risiko, den Maßnahmen und einer Schlussfolgerung zum Restrisiko. Kein
abgeschlossenes rechtliches Urteil — eine Prüfung durch einen Juristen oder Datenschutzbeauftragten
ist notwendig.
Eintrag für das Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO)
Der vollständige Eintrag für diese Verarbeitung — Zweck, betroffene Personen, Datenkategorien,
Empfänger, Übermittlung, Aufbewahrungsfrist und Maßnahmen — fertig zum Einfügen in Ihr eigenes
Verzeichnis.
Rechtsgrundlage und Interessenabwägung
Die Rechtsgrundlage pro Verarbeitungszweck, die Abwägung beim berechtigten Interesse in drei
Schritten und, bei besonderen Kategorien, der Ausnahmetatbestand aus Art. 9 Abs. 2.
Ehrlich gesagt: Automatische Erkennung ist nie vollständig. Deshalb ist die menschliche
Prüfung verpflichtend und PrivaSearch zeigt immer das Original neben dem pseudonymisierten Text. Der Rest
Ihres Verarbeitungsverzeichnisses, die Beratung durch Ihren Datenschutzbeauftragten und die formelle
Verabschiedung bleiben bei Ihnen: Es sind Vorlagen, keine Rechtsberatung.
Sehen Sie in zwanzig Minuten, was mit Ihren Dokumenten geschieht.
Wir zeigen es mit fiktiven Akten aus Ihrer Branche: Upload, Erkennung, Prüfung, Suche und die Verbindung mit Ihrem KI-Assistenten. Danach wissen Sie genau, was Ihr Team sicher nutzen kann.
